EXCEL IN AZIENDA

10 FUNZIONI EXCEL INDISPENSABILI IN AZIENDA

Le aziende non utilizzano Microsoft Excel al massimo delle sue potenzialità. In questo articolo ti illustriamo 10 semplici funzioni che faranno fare un salto di qualità alle tue analisi.

LO SCENARIO

Le PMI italiane attraversano un periodo di cambiamento e di necessarie modifiche per andare incontro ad un mercato sempre più digitalizzato nel quale ci sarà la necessità di competere con strumenti e tools adeguati.

L’analisi dei dati è divenuto un prerequisito fondamentale in qualsiasi settore di business in un’epoca nella quale tutte le aziende hanno a disposizione una moltitudine di dati che raramente sono analizzati e ancora più di rado queste analisi sono utilizzate nel processo strategico-decisionale.

Non sempre però, le imprese sono in grado di permettersi di investire delle cifre ingenti nell’adozione di costosi gestionali e soluzioni tagliate su misura e spesso sono costrette ad abbandonare l’analisi affidandosi all’istinto. Fortunatamente strumenti come Microsoft Excel possono essere d’aiuto per queste aziende se ben utilizzati.

EXCEL PER L’ANALISI DEI DATI

Microsoft Excel è sicuramente il più famoso foglio elettronico al mondo ed è presente da oramai 32 anni nei personal computer di aziende e professionisti, ma nonostante una storia ultratrentennale non è ancora utilizzato al massimo delle sue potenzialità dal 99% delle PMI Italiane.

Excel negli anni si è evoluto fino ad inglobare al suo interno diverse funzionalità utili all’analisi di grosse moli di dati e alla rappresentazione di queste con tabelle e grafici sempre più funzionali e avanzati da racchiudere all’interno di dashboard personalizzate sulle necessità della funzione aziendale che li adopera.

LE FUNZIONI DI BASE DA CONOSCERE PER SFRUTTARLO AL MEGLIO

Con questo articolo vogliamo fornire a imprese e professionisti un decalogo delle funzioni excel che chi lavora con i numeri non può non conoscere:

1. CERCA VERTICALE E CERCA ORIZZONTALE

CERCA.VERT(valore; matrice_tabella; indice; [intervallo])

CERCA.VERT consente di cercare un testo o un numero nella prima colonna di una tabella e restituire i valori delle celle presenti a destra sulla stessa riga.

CERCA.VERT (così come CERCA.ORIZZ) è sicuramente la funzione di Excel più utilizzata in quasi tutti gli uffici.

2. FILTRO AUTOMATICO

Il filtro automatico di Excel permette di selezionare alcuni criteri di ricerca e filtrare solo quei dati che soddisfano i criteri indicati. Nelle ultime versioni di Excel la funzione è stata migliorata rispetto alla sua prima apparizione su Excel 2003 permettendo di selezionare più voci dal menu a tendina che appare nella testa delle colonne.

3. GIORNO, MESE E ANNO

GIORNO(num_seriale); MESE (num_seriale); ANNO(num_seriale)

Chi lavora con versioni di Excel precedenti alla 2007 non dispone della funzione di filtro per anno o per mese. Una rapida ed efficace soluzione a questo problema sta nell’aggiunta di due colonne al foglio che si sta utilizzando. Attraverso le funzioni MESE ed ANNO è possibile avere un campo contenente questi due dati e quindi filtrare i dati per mese ed anno.

4. SOMMA.SE

SOMMA.SE(intervallo_celle;”criterio”;somma_intervallo)

Questa funzione è disponibile solo per Excel 2007 e le versioni più recenti.

Una tabella può presentarsi come un elenco di dati che non devono obbligatoriamente essere collegati tra loro. Se l’elenco è lungo, potrebbe risultare difficile trovare gli elementi uguali per sommarli uno ad uno. Si può allora chiedere a Excel di trovare determinate celle e di sommarle grazie alla formula.

5. TABELLA PIVOT

I dati da maneggiare sono solitamente molto estesi ed i file contengono informazioni disaggregate. Per questo è essenziale poterli sintetizzare tramite alcuni valori chiave come la media, la somma, il valore massimo o il valore minimo.

Buona parte dei risultati ottenibili con una tabella pivot sono raggiungibili anche tramite la funzione SOMMA.SE che, come si intuisce facilmente dal nome, somma le celle di un intervallo che soddisfano uno o più criteri indicati.

6. FORMATTAZIONE CONDIZIONALE

Questa funzionalità, che con le ultime versioni di Excel ha conosciuto un forte sviluppo, serve per evidenziare le celle di un intervallo che rispettano determinati criteri.

Per esempio, è possibile evidenziare automaticamente con un motivo rosso tutte le celle della colonna A maggiori o uguali a 1.000.

7. STRINGA.ESTRAI

STRINGA.ESTRAI(Testo; Inizio; Num_caratt)

La funzione di testo STRINGA.ESTRAI consente di estrarre una parte del contenuto di una cella testuale, specificando la posizione del carattere da cui partire e il numero di caratteri da estrarre.

8. TESTO IN COLONNE

La funzione Testo in colonne ci permette di risparmiare molto tempo impaginando automaticamente i dati provenienti da altre fonti (principalmente testi in formato PDF). È molto frequente che i software gestionali permettano di esportare dati in formato PDF, risulta dunque utile poter immettere velocemente questi dati in un foglio di calcolo per poterli maneggiare agevolmente e analizzarli all’occorrenza.

9. TASTI DI SCELTA RAPIDA DA TASTIERA

Per velocizzare le operazioni con Excel è importante conoscere qualche scorciatoia da tastiera:

  • CTRL + C: copia
  • CTRL + V: incolla
  • Tasto Windows + D: mostra desktop, premendo la stessa combinazione nuovamente si torna alla videata precedente
  • CTRL + X: taglia
  • CTRL + click sx mouse: permette di selezionare diverse celle (una ad una)
  • SHIFT + click sx mouse: permette di selezionare diverse celle (cliccando solo sugli estremi)
  • CTRL + Z: annulla
  • CTRL + SHIFT + tasti freccia: permette di selezionare tutte le celle di un dato intervallo (in un foglio vuoto si salta all’ultima cella del foglio)
  • INVIO: il cursore si sposta nella cella sotto
  • SHIFT + INVIO: il cursore si sposta nella cella sopra
  • TAB: il cursore si sposta nella cella a destra
  • SHIFT + TAB: il cursore si sposta nella cella a sinistra
  • ALT + TAB: ci si sposta tra le diverse applicazioni aperte
  • ALT + SHIFT + TAB: come il precedente ma il cursore si sposta in senso opposto
  • CTRL + TAB ci si sposta tra le diverse finestre della stessa applicazione
10. MACRO

Saper scrivere delle macro in VBA è sicuramente apprezzato in azienda e utile per automatizzare alcune delle operazioni che svolgi tutti i giorni, quindi risparmiare tempo prezioso. Programmare in VBA non è immediato ma per iniziare basta riuscire a registrare macro utilizzando il registratore di macro di Excel.